Choć współpraca z biurem rachunkowym ułatwia przedsiębiorcom funkcjonowanie w gąszczu nieustannie zmieniających się przepisów, trudno nie oprzeć się wrażeniu, że nie zawsze układa się zgodnie z oczekiwaniami. Istnieje przynajmniej kilka źródeł nieporozumień, bardzo często okazuje się przy tym, że winny jest brak zrozumienia tego, na czym polegają obowiązki biura rachunkowego. Warto zatem prześledzić przepisy i uzyskać odpowiedź na pytanie o to, jakie usługi jest nam w stanie zagwarantować biuro, a czego prawo mu zabrania.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Klienci współpracujący z biurami rachunkowymi mają wobec nich zróżnicowane oczekiwania. W zdecydowanej większości przypadków powierzają im jednak zadania związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Biura rachunkowe zobowiązują się przy tym nie tylko do samego prowadzenia ksiąg, ale również do ustalania, jaki jest rzeczywisty stan aktywów i pasywów. Mogą też wyceniać je, ustalać wynik finansowy firmy, sporządzać sprawozdania finansowe, a także gromadzić i przechowywać firmową dokumentację zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości i innymi przepisami. Nie można jednak zapominać o tym, że usługowe prowadzenie ksiąg finansowych nie obejmuje pewnych czynności. Nie ma więc mowy ani o formułowaniu zasad polityki rachunkowości, ani o badaniu sprawozdań finansowych. Pracownik biura rachunkowego nie składa też sprawozdań do odpowiedniego sądu, nie udostępnia ich i nie ogłasza.
Prowadzenie ksiąg finansowych przez biuro nie oznacza utrudniania dostępu do nich klientowi. Przedsiębiorca nadal ma pełny dostęp do każdego dokumentu przygotowanego przez księgowość, w tym również do księgowych dokumentów wewnętrznych. Zawartość ksiąg rachunkowych nie może pozostawać poza kontrolą osoby zlecającej świadczenie usług księgowych w jej imieniu. To właśnie klient biura rachunkowego jest tym, który w pierwszej kolejności odpowiada przed organami państwa, choć nie ma mowy o braku odpowiedzialności ze strony biura zwłaszcza, jeśli to właśnie z winy jego pracownika dojdzie do niedopatrzenia.
Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów księgowych
Co do zasady, księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, której dotyczą. Ta jednak może powierzyć to zadanie podmiotowi takiemu, jak biuro rachunkowe. Ustawa o rachunkowości umożliwia przechowywanie takich ksiąg poza siedzibą firmy, urząd skarbowy powinien być jednak powiadomiony o takiej praktyce. Warto pamiętać o tym, że obowiązek udzielenia tego rodzaju informacji spoczywa nie na biurze rachunkowym, ale właśnie na przedsiębiorcy. Jeśli to biuro rachunkowe przechowuje dokumenty księgowe, jego naczelnym zadaniem jest zapewnienie im bezpieczeństwa. To biuro powinno też troszczyć się o poufność przechowywanych dokumentów.
Biuro rachunkowe lekiem na całe zło?
Choć biuro rachunkowe świadczące swoje usługi w interesie konkretnego klienta zyskuje szereg uprawnień, nie można zakładać, że będzie w stanie rozwiązać wszystkie problemy przedsiębiorcy. Profesjonalny podmiot doskonale zdaje sobie sprawę z tego, do jakich czynności ma uprawnienia, jeśli więc prawo nie pozwala na określone działania – nie podejmuje ich. Nie oznacza to jednak, że potencjalny klient pozostaje bez jakiegokolwiek wsparcia. Przeważnie pracownicy biura podpowiadają mu konkretne rozwiązania, a nawet – kontaktują przedsiębiorcę z odpowiednimi specjalistami. Tu warto podkreślić, że księgowy nie jest tą samą osobą co biegły rewident i nie może wykonywać jego obowiązków. Biuro rachunkowe nie jest firmą audytorską, a jego pracownicy nie posiadają kompetencji niezbędnych do tego, aby udzielać porad prawnych.
Biuro rachunkowe i nielegalna działalność
Choć nie powinno być to dla nikogo zaskoczeniem wypada przypomnieć o tym, że polskie prawo zobowiązuje biura rachunkowe do określonych działań. Ciąży na nich choćby obowiązek podejmowania każdej aktywności, której celem jest przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy. Obowiązkiem biura rachunkowego jest też przeciwdziałanie finansowaniu terroryzmu nawet, jeśli oznaczałoby to działanie przeciwko interesom aktualnego klienta.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym z Dąbrowy Górniczej https://tax-bonus.com.pl, które świadczy kompleksowe usługi księgowe, kadrowo-płacowe, doradcze i inne, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
